Chaque mois, un nouveau grand livre arrive : un fichier pour janvier, un autre pour février, et ainsi de suite. Les assembler à la main, par copier-coller, fait perdre du temps et expose à l’oubli d’une ligne ou d’un mois. Power BI sait le faire seul : vous lui indiquez le dossier où sont rangés vos fichiers, et il les empile dans une seule table.
Sommaire
Pourquoi importer le dossier plutôt que chaque fichier
Importer un dossier dans Power BI est une tâche simple, quand vous importez fichier par fichier, vous devez recommencer à chaque nouveau mois. Avec l’import de dossier, il suffit de déposer le nouveau fichier dans le dossier puis d’actualiser : il est ajouté automatiquement à votre table.
Les étapes dans Power BI
1. Rangez vos fichiers dans un seul dossier. Tous les grands livres doivent avoir la même structure : mêmes colonnes, dans le même ordre. C’est la condition pour que Power BI puisse les combiner.
2. Importez le dossier. Dans Power BI Desktop, cliquez sur « Obtenir les données », puis « Plus… » et choisissez « Dossier ». Indiquez le chemin du dossier et validez.
3. Combinez les fichiers. Power BI affiche la liste des fichiers trouvés. Cliquez sur « Combiner », puis « Combiner et transformer les données », et choisissez la feuille qui contient votre grand livre.
4. Nettoyez la table. Vous arrivez dans Power Query. Vérifiez les en-têtes, supprimez les lignes de total et les lignes vides, puis donnez le bon type à chaque colonne : texte pour les comptes, date pour les dates, nombre décimal pour les montants.
5. Gardez le nom du fichier source. Power BI ajoute une colonne avec le nom du fichier d’origine. Elle permet de retrouver la période ou la société concernée sans la saisir à la main.
6. Chargez les données. Cliquez sur « Fermer et appliquer » : votre table est prête pour construire votre reporting. Le mois suivant, il suffit de déposer le nouveau fichier dans le dossier et de cliquer sur « Actualiser ».
Les erreurs fréquentes
Un fichier ouvert dans Excel : il peut créer un fichier temporaire commençant par ~$ dans le dossier, que Power BI essaie de lire. Fermez vos fichiers avant d’actualiser.
Des colonnes qui changent d’un mois à l’autre : si l’export du logiciel comptable est modifié, la combinaison échoue. Gardez le même modèle d’export chaque mois.
Des totaux dans le fichier : si les lignes de total ne sont pas supprimées, elles seront comptées deux fois dans votre reporting.
Aller plus loin
Ce retraitement est la première étape d’un reporting financier complet : balances de plusieurs sociétés, compte de résultat, bilan et tableau de flux. C’est exactement ce que la formation ci-dessous détaille pas à pas.
Créer son reporting financier avec Power BI
Une formation pratique pour maîtriser DAX et Power Query de A à Z : retraitement des balances, mesures DAX fiables, P&L dynamique, bilan, TFT.
